Personen kunnen in groepen worden ingedeeld en dat is voor meerdere functies in het CRM handig of zelfs noodzakelijk.
Er bestaan twee typen groepen.
- eigen groepen van een afdeling
- groepen in te zien door alle afdelingen.
Je kunt een persoon aan meerdere groepen koppelen wat het systeem flexibel maakt.
Openbaar.
Voorbeeld: Als je een persoon, bijvoorbeeld een lokale journalist, toevoegt aan de groep dei door de administrator is ingesteld als “alle afdelingen”, is deze voor alle afdelingen te gebruiken maar jij blijft eigenaar.Als je een persoon opneemt in deze groep krijg je een melding dat de persoon wordt opgenomen in een groep die voor alle gebruikers zichtbaar is en daardoor de persoon ook voor alle gebruikers zichtbaar wordt.
Voeg je deze journalist daarnaast toe aan een groep die je zelf hebt aangemaakt dan heb je een eigen lokale groep perscontacten. Zo kun je ook de perscontacten die andere afdelingen in de groep “alle afdelingen” hebben gezet toe voegen aan je eigen lokale persgroep.
Onzichtbaar voor anderen.
Wil personen niet zichtbaar maken voor andere gebruikers, dus buiten de eigen fractie, maak dan zelf een groep aan en koppel de personen aan die groep. De personen zet je bij het aanmaken niet in de groep “alle afdelingen”maar in je eigen afdeling. Op deze manier kunnen alleen de gebruikers van jou account deze persoon en groep zien.
Groepen heb je nodig om bij personen een selectie te kunnen maken of later om collectieve mails te versturen. Vuistregels is dat iedere persoon in ten minste één groep komt.
Als je in het menu kiest op groep en daarna een willekeurige groep aanklikt kom je in een volgend blad met daarin drie tapbladen. De inhoud bestaat uit Basisgegevens, opmerkingen en groepsleden. Bij basis gegevens staan enkele gegevens waarbij naam en contactgegevens momenteel er echt toe doen. Bij opmerkingen kun je een opmerking toevoegen en bij groepsleden zie je wie er in deze groep zitten.
Groepen “alle afdelingen”
Als je nu een extra groep wilt gebruiken die voor alle afdelingen relevant is kun je als administrator deze groep aan maken.
Groepen voor de (nieuws)brief
Bij personen kunnen groepen worden geselecteerd en voor eigen gebruik worden opgeslagen. Dat is nuttig maar voor het versturen van een (nieuws)brief ook noodzakelijk.
- selecteer een groep
- Naam van deze zoekactie invullen
- De selectie onder deze naam is bruikbaar bij de (nieuws)brief
Selecteren van personen
Door een vinkje te zetten in het aanvinkveld voor de persoon wordt deze geselecteerd waarna deze personen of personen (u kunt een onbeperkt aantal gelijktijdig geselecteerd hebben) aan een bestaande of nieuwe groep kunnen worden toegevoegd.
Om op te nemen in nieuwe groep zet u na uw selectie de naam van de nieuwe groep in het tekst vak rechts dat onder de tekst “Geselecteerde personen opslaan als groep” staat en klikt u op “Opslaan”
Als u uw selectie wilt toevoegen aan een reeds bestaande groep dan kiest u nadat u personen geselecteerd hebt op in het keuze menu rechts bij “Geselecteerde personen toevoegen aan bestaande groep” voor de desbetreffende groep.
Personen verwijderen uit een groep (maar wel in het systeem laten staan)
U kiest een groep vanuit de keuze “Filter op groep:”. U ziet nu een menu optie rechts erbij namelijk “Geselecteerde personen verwijderen uit groep… “ De … wordt nu ingevuld met de naam van de groep die u heeft geopend.
Daarna vinkt u de uit deze groep te verwijderen personen aan en klikt u op de knop bij “Geselecteerde personen verwijderen uit groep …”
Hierbij verwijdert u alleen personen uit een groep. De personen zelf blijven gewoon aanwezig in het systeem en kunt u bijvoorbeeld opnemen in een andere groep.
Tijdelijk groep “Geselecteerde personen”
U kunt geselecteerde personen die niet in deze selectie zijn opgeslagen in een groep gebruiken om als Excel bestand te downloaden.